Binnen Alares wordt de slogan ‘Practice what you preach’ vaak gebruikt om duidelijk te maken dat wat we extern adviseren ook intern toepassen. We bloggen over de dingen om ons heen, Skypen onderling om email terug te dringen, gebruiken onze kennisomgeving om operationele zaken efficiënter in te richten en zenden tweets de wereld in over wat ons zoal bezighoudt. Nieuw is het innovatief organiseren van evenementen met behulp van 2.0 toepassingen, zoals LinkedIn, Twitter en Google Docs. Deze blog is geplaatst om inzicht te geven wat er mogelijk is met sociale media en hoe wij dit concreet toepassen bij het organiseren van bijvoorbeeld een seminar.
Innovatief organiseren van een seminar
Bij het organiseren van een evenement komt veel kijken, zoals het maken van een programma, het regelen van sprekers, allerlei facilitaire zaken etc. Dit kost veel tijd en moeite. De grootste uitdaging is vooral om mensen te mobiliseren en ook werkelijk wat te bereiken met het congres of seminar. Kan dat dan niet slimmer en efficiënter vraagt u zich af? Uiteraard kan dat! En nog met een beter resultaat ook. Door slim gebruik van online mogelijkheden en zo kennis van buiten naar binnen te halen kan in relatief korte tijd een evenement georganiseerd worden met een hoge kwaliteit. In deze blog zullen we enkele mogelijkheden presenteren met behulp van een relevante case in de jeugdgezondheidszorg.
Het gebruik van sociale media in het brede terrein van de jeugdzorg (van de preventieve jeugdgezondheidszorg tot aan de curatieve en justiële jeugdzorg) is een hot issue. Maar tot op heden gebeurt er vrijwel niets op dit vlak. Dat sociale media binnen de jeugdzorg leeft blijkt uit het aantal deelnemers van de door Alares opgerichte groep Jeugdzorg 2.0 op LinkedIn. In een jaar tijd bestaat deze groep uit meer dan 250 professionals uit de jeugdzorg en jeugdgezondheidszorg die actief discussiëren, nieuws en kennis delen en elkaar leren kennen. De activiteit binnen dit netwerk heeft Alares getriggerd om een seminar voor deze groep te organiseren, maar op een hele andere manier dan gebruikelijk is. Hier zetten we uiteen hoe dit seminar tot stand gekomen is en hoe we de organisatie van het seminar op een 2.0-manier aanpakken.
Crowdorganising
Het begon een maand geleden met de vraag in de groep Jeugdzorg 2.0 hoe met sociale media om te gaan op het brede terrein van de jeugdzorg. We raakten hiermee de kern van wat er op dit moment leeft binnen de jeugd(gezondheids)zorg. Jongeren gebruiken Hyves, Facebook en MSN om met elkaar te communiceren. Professionals vragen zich steeds vaker af hoe ze deze middelen in kunnen zetten om de doelgroep te bereiken. Maar ook hoe ze deze nieuwe mogelijkheden kunnen inzetten binnen de eigen organisatie. Om sociale media binnen de jeugdzorg ook echt op de kaart te zetten hebben we vanuit Alares het initiatief genomen een seminar over dit onderwerp te organiseren.
De filosofie achter de 2.0-aanpak is om zo efficiënt mogelijk een zo groot mogelijke groep geïnteresseerden te mobiliseren om mee te denken over 2.0 ontwikkelingen. Dit kan het beste door het aanboren van aanwezige expertise en medeverantwoordelijkheidsgevoel te creëren. Mensen vinden het leuk om te helpen en worden gewaardeerd als zij hun expertise inzetten voor een goede zaak. Het seminar wordt zo echt een voor en door professionals omdat hun expertise terug zal komen in het programma. Sociale media ondersteunen dit proces.
Gebruik sociale media
Maar wat is er dan innovatief en 2.0 aan het organiseren van dit seminar? Om dit seminar te organiseren maken we zoveel mogelijk gebruik van sociale media. Daarnaast zetten we de kennis van professionals actief in om zo een seminar voor en door professionals binnen de jeugdzorg te organiseren. Professionals die enthousiast zijn over het idee achter het seminar denken mee over de invulling van het seminar en over de sprekers. Door het slim gebruiken van verschillende online toepassingen melden veel professionals zich inmiddels spontaan aan en zeggen organisaties uit de jeugdzorg hun hulp bij het organiseren toe.
Welke middelen hebben we daar dan voor gebruikt? De LinkedIn groep Jeugdzorg 2.0 wordt voornamelijk gebruikt voor discussies en aankondigingen rondom het seminar. Twitter gebruiken we om de laatste nieuwtjes te zenden en om volgers te woord te staan over de ontwikkelingen rondom het seminar. Met Twitter worden direct de professionals bereikt die affiniteit hebben met sociale media. In plaats dat wij actief moeten lobbyen melden mensen zich spontaan bij ons om mee te denken en om zich aan te melden voor het seminar. Aanmelden voor het seminar gebeurt via een aanmeldingsformulier dat gelinkt is met Google Docs. De professional ziet een normaal aanmeldingformulier, maar daarachter schuilt een spreadsheet van Google Docs, die direct alle gegevens weergeeft en opslaat. Google Docs wordt ook gebruikt om met verschillende betrokkenen te werken aan het programma en updates bij te houden. Door het slim gebruik van deze en andere middelen tijdens de organisatie van het seminar houden we tijd over voor de echt belangrijke zaken!
Op 12 april 2010 hebben we een ouderwetse brainstormsessie gehouden over de invulling van het seminar bij Alares. Face-to-face contact blijft ook in het digitale tijdperk net zo belangrijk. Er schoven zelfs professionals via Skype aan, dus ook hier werd weer gebruik gemaakt van sociale media.
Toegevoegde waarde
Wij presenteren ons seminar Jeugdzorg 2.0 als case, maar alles waar enige vorm van organisatie voor nodig is en waar externe kennis en betrokkenheid het resultaat verbetert, kan sociale media dit proces ondersteunen en toegevoegde waarde bieden. Meer informatie over het seminar en het conceptprogramma is te vinden op www.jeugdzorg20.nl. Aanmelden voor het seminar Jeugdzorg 2.0 op 3 juni 2010 kan via het aanmeldingsformulier.
