October 19, 2010 op 10:52 am · Geplaatst onder Informatievoorziening, Veiligheidshuizen door Ed Magnée
Ik zou graag willen stellen – met een toon van spijt uiteraard – dat informatievoorziening de sluitpost is van de begroting van ieder veiligheidshuis. In werkelijkheid is ze dat niet. Informatievoorziening is helemaal geen onderdeel van die begroting. En nu?
Een veiligheidshuis is een ketenorganisatie waarin professionals uit verschillende organisaties samenwerken. Dossiers worden opgebouwd, casusoverleggen vinden plaats, communicatie met cliënten en zorgaanbieders is dagelijkse kost. Kortom, heel veel informatie wordt opgebouwd, verwerkt en gedeeld. Als het goed is. Aan de professionals ligt het niet. Wel aan de systemen. We constateren dat er nog steeds geen goede ondersteunende systemen zijn. Er zijn commerciële softwarepakketten maar die zijn nooit specifiek voor de veiligheidshuizen ontwikkeld en hebben dus hun beperkingen.
Het ministerie schiet te hulp en ontwikkelt GCOS, het Generiek Casus Ondersteunend Systeem. De eerste versie is bijna gereed maar biedt nog lang geen volledige functionaliteit. Toch staat een groot aantal veiligheidshuizen al te trappelen om hier mee te werken. In november starten de eerste pilots en in februari 2011 de eerste uitrol. Andere veiligheidshuizen wachten liever tot 1 januari 2012 als de volledige GCOS-functionaliteit beschikbaar komt. Maar GCOS wordt bepaald niet ‘turn-key’ opgeleverd. Ieder veiligheidshuis moet zelf zorgdragen voor de implementatie.
Ondersteuning bij de ingebruikname is gewenst
Zo’n implementatie vraagt om een geoliede projectorganisatie. Het gaat namelijk niet alleen om de technische inrichting, het gaat juist ook om de medewerkers die er mee moeten werken. Het gaat om opleiding, begeleiding, procesinrichting en samenwerking. Deze organisatorische en procedurele invoering vergt volledige zelfredzaamheid, met kennis van het systeem, kennis van de processen, kennis van de professionals en kennis van alle betrokken ketenpartners. De professionals kunnen dat helemaal zelf gaan doen naast hun reguliere taken. Dat dit tot ‘productieverlies’ leidt wordt voor lief genomen. En dat ieder veiligheidshuis zelf dit wiel gaat uitvinden ook. Het lijkt me meer voor de hand liggen om hier ondersteuningsteams voor in te richten, met inhoudelijke kennis en professionele projectleiding en – begeleiding. De inzet van zulke ondersteuningsteams lijkt haast onvermijdelijk om tot een vlotte en probleemloze invoering van GCOS te komen.
Wie gaat dat betalen?
En daar zit mijn verbazing. Nergens zie ik in de begrotingen voor 2011 (en verder) een budgetpost opgenomen voor de invoering van een informatiesysteem als GCOS. En evenmin zie ik een budgetpost voor het beheer en onderhoud van een dergelijk systeem. Er wordt door het ministerie, het OM en de VNG druk gestudeerd op structurele financiering van de veiligheidshuizen. Er is in dit kader ook veel aandacht voor het inzichtelijk maken, in casu het meetbaar maken, van de toegevoegde waarde van de veiligheidshuizen. Daarvoor moeten de veiligheidshuizen wel beschikken over een adequaat informatiesysteem als GCOS en dús budgetten om het te implementeren en door te ontwikkelen.
Informatievoorziening is een serieus vraagstuk binnen de veiligheidshuizen. De vraag die ik mijzelf – en de sector – stel is waarom informatievoorziening dan geen serieuze positie in de jaarlijkse begrotingen en uitvoeringsplannen heeft. En nu?
September 15, 2010 op 1:41 pm · Geplaatst onder Het nieuwe werken, Informatie uitwisseling, Informatievoorziening, Kennis delen, Overheid 20, Professionalisering, Slimmer werken, Uncategorized door Robert Kroon
Het Veiligheidshuis vs. het Centrum voor Jeugd en Gezin: zelfde uitdagingen, zelfde kansen, maar toch anders?
Veiligheidshuizen moeten meer innoveren. Er wordt nu op ouderwetse manieren gewerkt binnen een nieuwerwetse organisatievorm: de netwerkorganisatie. Het schakelen tussen mensen en het afstemmen met partijen behoort tot het dagelijkse werk van het Veiligheidshuis. Het werk is dynamisch en vraagt in veel gevallen om snel handelen. Binnen en buiten het Veiligheidshuis staat een onvoorstelbaar aantal ketenpartners met elkaar in verbinding. Dit vereist een goed gestroomlijnde communicatie. Alles bij elkaar genomen zou de organisatie moeten schreeuwen om een solide en tegelijk snelle technische ondersteuning van het werkproces. De nieuwste informatie- en communicatietechnologie (nieuwe media) biedt hiertoe alle kansen. Maar anders dan verwacht blijft de schreeuw uit en benutten zij nog niet de mogelijkheden van de nieuwste media . Hoe kan dit? En wat kunnen zij leren van de ervaringen in de Centra voor Jeugd en Gezin (CJG) die met dezelfde uitdagingen kampen?
Slimmer werken door inzet van nieuwe media
Door het gebruik van nieuwe media kan het Veiligheidshuis efficienter en effectiever werken. Samengevat noem ik het ’slimmer werken’. Innovatie ligt hieraan ten grondslag. Nieuwe (netwerk)organisaties worden gevormd en mensen gaan anders samenwerken. Deze ontwikkelingen treffen niet alleen de Veiligheidshuizen maar raken verschillende sectoren, waaronder de CJG’s. Waar bij CJG’s meer en meer naar de mogelijkheden van nieuwe media wordt gekeken blijven de Veiligheidshuizen achter. De jeugdzorgsector en de CJG’s acteren steeds meer als innovatieve organisaties. Veiligheidshuizen gaan nog niet mee in deze ontwikkeling. Misschien ook logisch vanuit hun oogpunt, centraal wordt hard gewerkt aan één uniform ondersteuningssysteem GCOS[1]. In geen enkele andere sector wordt op een dermate grote schaal gewerkt aan een eigen informatiesysteem als GCOS. De Veiligheidshuizen kunnen – zelfs letterlijk – niet wachten op het ondersteunende systeem. Is dit erg? Nee, GCOS lijkt voor een heel groot deel oplossingen te bieden voor het informatievraagstuk. Is dit onlogisch? Nee, wanneer dit landelijk wordt ontwikkeld lijkt het niet slim een volledig andere koers te varen. Is het zonde? Ja, dat wel! GCOS biedt namelijk niet de totaaloplossing voor het slimmer werken. Voor het ordenen van informatie lijkt GCOS ideaal. Voor het snel en efficient communiceren moet naar andere media gezocht worden. Dus waarom niet nu al die stap maken. Binnen de CJG’s krijgt dit thema al langer aandacht en worden naar technische oplossingen gekeken die voor handen zijn.
Mogelijkheden van het slimmer werken
De nieuwe mogelijkheden voor het slimmer werken en communiceren dragen op verschillende niveaus bij aan de kwaliteit van het Veiligheidshuis. De twee belangrijkste aspecten zijn:
- het samenwerken binnen het veiligheidshuis
- het in contact staan met cliënten en externe partners.
Het samenwerken binnen het veiligheidshuis
Tegenwoording kunnen mensen zoveel makkelijker met elkaar in contact staan binnen organisaties. Voorheen was het persoonlijk, telefonisch of per e-mail. Eén van de gevolgen hiervan is buitensporig veel e-mailgebruik. Door het simpel inzetten van nieuwe media als microblogging (bijvoorbeeld Yammer) en instant messenging (Skype) is een wereld te winnen in het efficienter en vooral effectiever communiceren. Verschillende CJG’s hebben deze stap al gezet. Medewerkers staan directer met elkaar in contact en, wanneer gewenst ook met een veel breder publiek.
Het in contact staan met clienten en externe partners
Waar het interne samenwerken bevorderd wordt door de inzet van nieuwe media heeft dit ook extern voordelen. Het contact met cliënten en externe partners is essentieel voor het werk van het Veiligheidshuis. Door de inzet van nieuwe media wordt het betrekken van externen eenvoudiger dan nu het geval is. Breng bijvoorbeeld cliënten online met elkaar in verbinding, laat deze ervaringen uitwisselen en van elkaar leren.
Conclusie
Door het slim gebruik van nieuwe media is de organisatie in staat hogere kwaliteit te leveren zonder dat dit om extra tijdsinvestering vraagt. Verschillende vergelijkbare organisaties gingen hen al voor. Kijkende naar de CJG’s – en de jeugdzorg in bredere zin – zijn er al succesverhalen te noemen, kijk maar eens op www.jeugdzorg20.nl. Bij mij blijft dan ook de vraag ronddwalen, wanneer beseffen de Veiligheidshuizen dat ook zij moeten profiteren van de ontwikkelingen. Niet alle organisatievraagstukken rondom ICT worden opgelost met een informatiesysteem als GCOS, hoe goed het ook lijkt te zijn.
[1] Generiek Casus Ondersteuning Systeem. Ontwikkeling onder regie van het Ministerie van Justitie
