Ik zou graag willen stellen – met een toon van spijt uiteraard – dat informatievoorziening de sluitpost is van de begroting van ieder veiligheidshuis. In werkelijkheid is ze dat niet. Informatievoorziening is helemaal geen onderdeel van die begroting. En nu?

Een veiligheidshuis is een ketenorganisatie waarin professionals uit verschillende organisaties samenwerken. Dossiers worden opgebouwd, casusoverleggen vinden plaats, communicatie met cliënten en zorgaanbieders is dagelijkse kost. Kortom, heel veel informatie wordt opgebouwd, verwerkt en gedeeld. Als het goed is. Aan de professionals ligt het niet. Wel aan de systemen. We constateren dat er nog steeds geen goede ondersteunende systemen zijn. Er zijn commerciële softwarepakketten maar die zijn nooit specifiek voor de veiligheidshuizen ontwikkeld en hebben dus hun beperkingen.

Het ministerie schiet te hulp en ontwikkelt GCOS, het Generiek Casus Ondersteunend Systeem. De eerste versie is bijna gereed maar biedt nog lang geen volledige functionaliteit. Toch staat een groot aantal veiligheidshuizen al te trappelen om hier mee te werken. In november starten de eerste pilots en in februari 2011 de eerste uitrol. Andere veiligheidshuizen wachten liever tot 1 januari 2012 als de volledige GCOS-functionaliteit beschikbaar komt. Maar GCOS wordt bepaald niet ‘turn-key’ opgeleverd. Ieder veiligheidshuis moet zelf zorgdragen voor de implementatie.

Ondersteuning bij de ingebruikname is gewenst
Zo’n implementatie vraagt om een geoliede projectorganisatie. Het gaat namelijk niet alleen om de technische inrichting, het gaat juist ook om de medewerkers die er mee moeten werken. Het gaat om opleiding, begeleiding, procesinrichting en samenwerking. Deze organisatorische en procedurele invoering vergt volledige zelfredzaamheid, met kennis van het systeem, kennis van de processen, kennis van de professionals en kennis van alle betrokken ketenpartners. De professionals kunnen dat helemaal zelf gaan doen naast hun reguliere taken. Dat dit tot ‘productieverlies’ leidt wordt voor lief genomen. En dat ieder veiligheidshuis zelf dit wiel gaat uitvinden ook. Het lijkt me meer voor de hand liggen om hier ondersteuningsteams voor in te richten, met inhoudelijke kennis en professionele projectleiding  en – begeleiding. De inzet van zulke ondersteuningsteams lijkt haast onvermijdelijk om tot een vlotte en probleemloze invoering van GCOS te komen.

Wie gaat dat betalen?
En daar zit mijn verbazing. Nergens zie ik in de begrotingen voor 2011 (en verder) een budgetpost opgenomen voor de invoering van een informatiesysteem als GCOS. En evenmin zie ik een budgetpost voor het beheer en onderhoud van een dergelijk systeem. Er wordt door het ministerie, het OM en de VNG druk gestudeerd op structurele financiering van de veiligheidshuizen. Er is in dit kader ook veel aandacht voor het inzichtelijk maken, in casu het meetbaar maken, van de toegevoegde waarde van de veiligheidshuizen. Daarvoor moeten de veiligheidshuizen wel beschikken over een adequaat informatiesysteem als GCOS en dús budgetten om het te implementeren en door te ontwikkelen.

Informatievoorziening is een serieus vraagstuk binnen de veiligheidshuizen. De vraag die ik mijzelf – en de sector – stel is waarom informatievoorziening dan geen serieuze positie in de jaarlijkse begrotingen en uitvoeringsplannen heeft. En nu?

Het Veiligheidshuis vs. het Centrum voor Jeugd en Gezin: zelfde uitdagingen, zelfde kansen, maar toch anders?

Veiligheidshuizen moeten meer innoveren. Er wordt nu op ouderwetse manieren gewerkt binnen een nieuwerwetse organisatievorm: de netwerkorganisatie. Het schakelen tussen mensen en het afstemmen met partijen behoort tot het dagelijkse werk van het Veiligheidshuis. Het werk is dynamisch en vraagt in veel gevallen om snel handelen. Binnen en buiten het Veiligheidshuis staat een onvoorstelbaar aantal ketenpartners met elkaar in verbinding. Dit vereist een goed gestroomlijnde communicatie. Alles bij elkaar genomen zou de organisatie moeten schreeuwen om een solide en tegelijk snelle technische ondersteuning van het werkproces. De nieuwste informatie- en communicatietechnologie (nieuwe media) biedt hiertoe alle kansen. Maar anders dan verwacht blijft de schreeuw uit en benutten zij nog niet de mogelijkheden van de nieuwste media . Hoe kan dit? En wat kunnen zij leren van de ervaringen in de Centra voor Jeugd en Gezin (CJG) die met dezelfde uitdagingen kampen?

Slimmer werken door inzet van nieuwe media

Door het gebruik van nieuwe media kan het Veiligheidshuis efficienter en effectiever werken. Samengevat noem ik het ’slimmer werken’. Innovatie ligt hieraan ten grondslag. Nieuwe (netwerk)organisaties worden gevormd en mensen gaan anders samenwerken. Deze ontwikkelingen treffen niet alleen de Veiligheidshuizen maar raken verschillende sectoren, waaronder de CJG’s. Waar bij CJG’s meer en meer naar de mogelijkheden van nieuwe media wordt gekeken blijven de Veiligheidshuizen achter. De jeugdzorgsector en de CJG’s acteren steeds meer als innovatieve organisaties. Veiligheidshuizen gaan nog niet mee in deze ontwikkeling. Misschien ook logisch vanuit hun oogpunt, centraal wordt hard gewerkt aan één uniform ondersteuningssysteem GCOS[1]. In geen enkele andere sector wordt op een dermate grote schaal gewerkt aan een eigen informatiesysteem als GCOS. De Veiligheidshuizen kunnen – zelfs letterlijk – niet wachten op het ondersteunende systeem. Is dit erg? Nee, GCOS lijkt voor een heel groot deel oplossingen te bieden voor het informatievraagstuk. Is dit onlogisch? Nee, wanneer dit landelijk wordt ontwikkeld lijkt het niet slim een volledig andere koers te varen. Is het zonde? Ja, dat wel! GCOS biedt namelijk niet de totaaloplossing voor het slimmer werken. Voor het ordenen van informatie lijkt GCOS ideaal. Voor het snel en efficient communiceren moet naar andere media gezocht worden. Dus waarom niet nu al die stap maken. Binnen de CJG’s krijgt dit thema al langer aandacht en worden naar technische oplossingen gekeken die voor handen zijn.

Mogelijkheden van het slimmer werken

De nieuwe mogelijkheden voor het slimmer werken en communiceren dragen op verschillende niveaus bij aan de kwaliteit van het Veiligheidshuis. De twee belangrijkste aspecten zijn:

1. het samenwerken binnen het veiligheidshuis
2. het in contact staan met cliënten en externe partners.

Het samenwerken binnen het veiligheidshuis

Tegenwoording kunnen mensen zoveel makkelijker met elkaar in contact staan binnen organisaties. Voorheen was het persoonlijk, telefonisch of per e-mail. Eén van de gevolgen hiervan is buitensporig veel e-mailgebruik. Door het simpel inzetten van nieuwe media als microblogging (bijvoorbeeld Yammer) en instant messenging (Skype) is een wereld te winnen in het efficienter en vooral effectiever communiceren. Verschillende CJG’s hebben deze stap al gezet. Medewerkers staan directer met elkaar in contact en, wanneer gewenst ook met een veel breder publiek.

Het in contact staan met clienten en externe partners

Waar het interne samenwerken bevorderd wordt door de inzet van nieuwe media heeft dit ook extern voordelen. Het contact met cliënten en externe partners is essentieel voor het werk van het Veiligheidshuis. Door de inzet van nieuwe media wordt het betrekken van externen eenvoudiger dan nu het geval is. Breng bijvoorbeeld cliënten online met elkaar in verbinding, laat deze ervaringen uitwisselen en van elkaar leren.

Conclusie

Door het slim gebruik van nieuwe media is de organisatie in staat hogere kwaliteit te leveren zonder dat dit om extra tijdsinvestering vraagt. Verschillende vergelijkbare organisaties gingen hen al voor. Kijkende naar de CJG’s – en de jeugdzorg in bredere zin – zijn er al succesverhalen te noemen, kijk maar eens op www.jeugdzorg20.nl. Bij mij blijft dan ook de vraag ronddwalen, wanneer beseffen de Veiligheidshuizen dat ook zij moeten profiteren van de ontwikkelingen. Niet alle organisatievraagstukken rondom ICT worden opgelost met een informatiesysteem als GCOS, hoe goed het ook lijkt te zijn.

‘Samen werken, samen leven’, zo kopte het beleidsprogramma van het vierde kabinet Balkenende in juni 2007. Een veelzeggend woord, ‘samen’; de overheid die een beroep doet op de inzet van de burger, een overheid die aangeeft het niet alleen te willen doen, een overheid die een bewustzijn creëert waarin samenwerken leidt tot een betere samenleving: iedereen kan – en moet – z’n steentje bijdragen.

In het publieke domein wordt hier direct invulling aan gegeven. Er ontstaan overal in het land samenwerkingsverbanden om de kwaliteit van dienstverlening te verhogen. Ketenpartners slaan de handen bijvoorbeeld ineen op het gebied van de zorg voor de jeugd: Centra voor Jeugd & Gezin (CJG). Eenzelfde ontwikkeling vindt plaats op het gebied van criminaliteitspreventie: Veiligheidshuizen. Mooie initiatieven, maar de (door)ontwikkeling van de samenwerking in de keten is minder eenvoudig dan gedacht. Het hebben van een wens tot samenwerken is niet genoeg, toont het concept van het Veiligheidshuis aan.

Landelijk initiatief, regionale uitvoer

Het kabinet stelt dat voor het eind van 2009 het concept veiligheidshuis landelijk bekend is. Dit verklaart een enorme toename van het aantal veiligheidshuizen door het hele land. De veiligheidshuizen hebben een zeer korte tijd om op te starten, moeten halsoverkop op zoek gaan naar een locatie, medewerkers en een middel om mee samen te werken; veelal een informatiesysteem. De decentrale opzet van de veiligheidshuizen kent voor- en nadelen. De vrijheid die gemeenten en het OM krijgen bij het opzetten van het veiligheidshuis wordt als voordeel gezien. Op deze wijze kan lokaal invulling gegeven worden aan de vraag en behoeften uit de regio. Het nadeel schuilt in de uiterst complexe uitdaging een goed georganiseerde samenwerking op te zetten, vooral als er vanuit het landelijke een grote druk op wordt gelegd.

Door de vrijheid die organisaties krijgen in het oprichten van het Veiligheidshuis, gecombineerd met het korte tijdsbestek waarin dit moet gebeuren, krijgen niet alle aspecten voldoende aandacht in de oprichtingsfase. Wij merken dat visievorming en strategiebepaling niet voldoende aandacht heeft. Er wordt gestart met de samenwerking door het groeimodel te hanteren. Maar een visie op hoe het Veiligheidshuis moet groeien en hoe de samenwerking vervolgens wordt ondersteund ontbreekt vaak. Informatievoorziening binnen het veiligheidshuis is dan ook een onderbelicht aspect. Veiligheidshuizen lopen met de vraag rond hoe zij hun samenwerking het best kunnen ondersteunen. Veelal kiezen zij daarom individueel voor een systeem. Het gevaar is dat hierdoor niet de visie centraal staat op hoe er samengewerkt moet worden, maar dat het systeem centraal komt te staan.

Informatievoorziening binnen het Veiligheidshuis

Hoe ondersteunen – en stimuleren – we samenwerking binnen de keten? Hoe zorgen we dat de juiste informatie voor iedereen vindbaar is? Hoe stimuleren we actieve kennisdeling? En hoe willen we sturen op het Veiligheidshuis, en welke informatie hebben wij hiervoor nodig? Verschillende vragen die essentieel zijn voor een netwerkorganisatie als het Veiligheidshuis. Al eerder deed Alares in opdracht van het Programmaministerie voor Jeugd en Gezin onderzoek naar deze – en meer – vragen rondom informatievoorziening. Toen gericht op het CJG. In de praktijk tonen de CJG’s veel overeenkomsten met de Veiligheidshuizen; professionals uit verschillende organisaties werken samen – veelal fysiek – onder één dak. Bovenstaande vragen spelen in al deze vormen van samenwerkingsverbanden een belangrijke rol.

In de praktijk

In de praktijk blijkt dat informatievoorziening doorslaggevend is bij het succesvol doorontwikkelen van Veiligheidshuizen. Er wordt nog te weinig gehandeld vanuit een visie als het gaat om informatievoorziening. Er wordt gedacht aan een systeem waarin de professionals kunnen samenwerken. Het centraal stellen van systemen levert nooit het gewenste resultaat. Een systeem is ondersteunend – faciliterend aan een gewenste manier van werken. Onder de veiligheidshuizen leeft dan ook een sterke vraag naar landelijke richtlijnen voor de informatievoorziening. Als antwoord op deze vraag heeft het Ministerie van Justitie de ambitie uitgesproken om eind 2009 een landelijk dekkend netwerk gereed te hebben voor de veiligheidshuizen. Onder de naam GCOS wordt hard gewerkt aan dit systeem. Maar in plaats van eind 2009 wordt het systeem naar alle waarschijnlijkheid pas eind 2011 ingevoerd. Dit heeft tot gevolg dat de zojuist uit de grond gestampte veiligheidshuizen geen gebruik kunnen maken van een goed ondersteunend systeem. Tijdens de oprichting heerste de gedachte dat er een landelijk dekkend netwerk beschikbaar zou zijn op het moment dat het veiligheidshuis in gebruik zou gaan, nu loopt dit 2 jaar (!) uit. Een tiental veiligheidshuizen zit daarom momenteel in dubio; 2 jaar wachten op het landelijke systeem, of starten met een ander systeem?

Van uitdaging tot probleem

De uitdagingen rondom informatievoorziening binnen veiligheidshuizen is door een samenloop van omstandigheden uitgegroeid tot een daadwerkelijk probleem. Het lijkt allemaal ‘quick and dirty’ te moeten en Veiligheidshuizen worden daarom letterlijk uit de grond gestampt. Onderdelen als samenwerkingscultuur, toekomstvisie, informatievoorziening en kennismanagement krijgt niet voldoende aandacht. Er wordt gestart met de werkzaamheden, en vervolgens ‘zien we het wel’. Met deze instelling komen verschillende Veiligheidshuizen ook zeker een heel eind. Tegelijk zijn er nog veel meer Veiligheidshuizen die minder ‘succesvol’ zijn – of zullen zijn. Voor hen verandert een mooie uitdaging om samen te werken in de keten tot een weg met obstakels waar geen eind aan lijkt te komen.