Het Veiligheidshuis vs. het Centrum voor Jeugd en Gezin

September 15, 2010 op 1:41 pm · Geplaatst onder Het nieuwe werken, Informatie uitwisseling, Informatievoorziening, Kennis delen, Overheid 20, Professionalisering, Slimmer werken, Uncategorized door Robert Kroon

Het Veiligheidshuis vs. het Centrum voor Jeugd en Gezin: zelfde uitdagingen, zelfde kansen, maar toch anders?

Veiligheidshuizen moeten meer innoveren. Er wordt nu op ouderwetse manieren gewerkt binnen een nieuwerwetse organisatievorm: de netwerkorganisatie. Het schakelen tussen mensen en het afstemmen met partijen behoort tot het dagelijkse werk van het Veiligheidshuis. Het werk is dynamisch en vraagt in veel gevallen om snel handelen. Binnen en buiten het Veiligheidshuis staat een onvoorstelbaar aantal ketenpartners met elkaar in verbinding. Dit vereist een goed gestroomlijnde communicatie. Alles bij elkaar genomen zou de organisatie moeten schreeuwen om een solide en tegelijk snelle technische ondersteuning van het werkproces. De nieuwste informatie- en communicatietechnologie (nieuwe media) biedt hiertoe alle kansen. Maar anders dan verwacht blijft de schreeuw uit en benutten zij nog niet de mogelijkheden van de nieuwste media . Hoe kan dit? En wat kunnen zij leren van de ervaringen in de Centra voor Jeugd en Gezin (CJG) die met dezelfde uitdagingen kampen?

Slimmer werken door inzet van nieuwe media

Door het gebruik van nieuwe media kan het Veiligheidshuis efficienter en effectiever werken. Samengevat noem ik het ’slimmer werken’. Innovatie ligt hieraan ten grondslag. Nieuwe (netwerk)organisaties worden gevormd en mensen gaan anders samenwerken. Deze ontwikkelingen treffen niet alleen de Veiligheidshuizen maar raken verschillende sectoren, waaronder de CJG’s. Waar bij CJG’s meer en meer naar de mogelijkheden van nieuwe media wordt gekeken blijven de Veiligheidshuizen achter. De jeugdzorgsector en de CJG’s acteren steeds meer als innovatieve organisaties. Veiligheidshuizen gaan nog niet mee in deze ontwikkeling. Misschien ook logisch vanuit hun oogpunt, centraal wordt hard gewerkt aan één uniform ondersteuningssysteem GCOS[1]. In geen enkele andere sector wordt op een dermate grote schaal gewerkt aan een eigen informatiesysteem als GCOS. De Veiligheidshuizen kunnen – zelfs letterlijk – niet wachten op het ondersteunende systeem. Is dit erg? Nee, GCOS lijkt voor een heel groot deel oplossingen te bieden voor het informatievraagstuk. Is dit onlogisch? Nee, wanneer dit landelijk wordt ontwikkeld lijkt het niet slim een volledig andere koers te varen. Is het zonde? Ja, dat wel! GCOS biedt namelijk niet de totaaloplossing voor het slimmer werken. Voor het ordenen van informatie lijkt GCOS ideaal. Voor het snel en efficient communiceren moet naar andere media gezocht worden. Dus waarom niet nu al die stap maken. Binnen de CJG’s krijgt dit thema al langer aandacht en worden naar technische oplossingen gekeken die voor handen zijn.

Mogelijkheden van het slimmer werken

De nieuwe mogelijkheden voor het slimmer werken en communiceren dragen op verschillende niveaus bij aan de kwaliteit van het Veiligheidshuis. De twee belangrijkste aspecten zijn:

1. het samenwerken binnen het veiligheidshuis
2. het in contact staan met cliënten en externe partners.

 

Het samenwerken binnen het veiligheidshuis

Tegenwoording kunnen mensen zoveel makkelijker met elkaar in contact staan binnen organisaties. Voorheen was het persoonlijk, telefonisch of per e-mail. Eén van de gevolgen hiervan is buitensporig veel e-mailgebruik. Door het simpel inzetten van nieuwe media als microblogging (bijvoorbeeld Yammer) en instant messenging (Skype) is een wereld te winnen in het efficienter en vooral effectiever communiceren. Verschillende CJG’s hebben deze stap al gezet. Medewerkers staan directer met elkaar in contact en, wanneer gewenst ook met een veel breder publiek.

Het in contact staan met clienten en externe partners

Waar het interne samenwerken bevorderd wordt door de inzet van nieuwe media heeft dit ook extern voordelen. Het contact met cliënten en externe partners is essentieel voor het werk van het Veiligheidshuis. Door de inzet van nieuwe media wordt het betrekken van externen eenvoudiger dan nu het geval is. Breng bijvoorbeeld cliënten online met elkaar in verbinding, laat deze ervaringen uitwisselen en van elkaar leren.

Conclusie

Door het slim gebruik van nieuwe media is de organisatie in staat hogere kwaliteit te leveren zonder dat dit om extra tijdsinvestering vraagt. Verschillende vergelijkbare organisaties gingen hen al voor. Kijkende naar de CJG’s – en de jeugdzorg in bredere zin – zijn er al succesverhalen te noemen, kijk maar eens op www.jeugdzorg20.nl. Bij mij blijft dan ook de vraag ronddwalen, wanneer beseffen de Veiligheidshuizen dat ook zij moeten profiteren van de ontwikkelingen. Niet alle organisatievraagstukken rondom ICT worden opgelost met een informatiesysteem als GCOS, hoe goed het ook lijkt te zijn.

---

[1] Generiek Casus Ondersteuning Systeem. Ontwikkeling onder regie van het Ministerie van Justitie

Comments

Ontkokering kan de Rijksoverheid veel geld besparen

April 7, 2010 op 5:35 pm · Geplaatst onder Informatie uitwisseling, Overheid 20 door Janine Bake

De departementale indeling van de Rijksoverheid leidt tot versnippering. Beleid, uitvoering, toezicht en ondersteuning zijn grotendeels binnen de departementale kolom georganiseerd. Gevolg hiervan is dat ambtenaren binnen de zuil van hun ministerie werken aan taken, die collega’s bij andere departementen eveneens aan het uitvoeren zijn. De oplossing schuilt in ontkokering, zo valt te lezen op Inoverheid.nl.

In het rapport Van schaven naar schuren worden handreikingen gedaan voor een efficiëntere bedrijfsvoering. Belangrijkste aanbeveling is dat alle ondersteunende diensten van de rijksoverheid centraal moeten worden aangestuurd. Vervolgens worden alle uitvoerings- en toezichtorganisaties geclusterd naar doelgroep en primair proces. Ook het maken van beleid wordt ontkokerd: rangschik de beleidskernen aan de hand van de programma’s die bij de kabinetsformatie zijn afgesproken. De invoering kan in de periode 2011-2015 één miljard euro opleveren, maar moet ook zorgen voor een beter functionerende overheid voor burgers en bedrijven.

Rijksoverheid.nl en Rijksportaal
De trend is al ingezet door de lancering van www.rijksoverheid.nl. Een website waarop de informatie van de corporate sites van de veertien departementen (inclusief Jeugd en Gezin), Postbus51.nl en Regering.nl zijn samengevoegd. De bestaande websites van het ministerie van OCW, VWS, AZ en EZ zijn al opgegaan in deze overkoepelende website. De andere departementen volgen. Op Frankwatching is een interessant artikel verschenen waarin een analyse van de site is gemaakt.

Niet alleen extern, ook intern zijn verschillende ontwikkelingen gaande gericht op deze ‘ontkokering’. Het intranet van de verschillende departementen wordt samengevoegd in een rijksbreed intranet: rijksportaal. Door samen gebruik te maken van één platform wordt het eenvoudiger om informatie te delen met collega’s op andere departementen. En dan is er nog vanuit de Digitale Werkomgeving Rijksdienst (DWR). DWR heeft als doel een inhoudelijke verbetering van samenwerking tussen en binnen de departementen.

Conclusie
Veel mooie initiatieven van een overheid in beweging, maar de echte slag moet nog gemaakt worden. Als Alares zijn wij groot voorstander van een verbetering van kennisdeling en samenwerking en begeleiden wij verschillende organisaties bij vergelijkbare trajecten. Wij houden de ontwikkelingen omtrent ontkokering nauwlettend in de gaten en zullen hier regelmatig over bloggen.

Comments